SEA Comments on OPM Proposed Rule on Federal Employee Anti-Discrimination Act of 2020

Tuesday, February 8, 2022  

Share|

                               The voice of career federal executives since 1980                                      

4829 West Lane • Bethesda, MD 20814 • 202.971.3300 • seniorexecs.org

February 7, 2022

The Honorable Kiran Ahuja Director

c/o Mr. Timothy Curry

Office of Personnel Management 1900 E Street, NW

Washington, DC 20415

Re: Senior Executives Association Comments on OPM Proposed Rule on Elijah E. Cummings Federal Employee Anti-Discrimination Act of 2020 (RIN 3206-AO26)

Dear Director Ahuja,

On behalf of the Senior Executives Association (SEA) – which represents the interests of career federal executives in the Senior Executive Service (SES), those in Senior Level (SL), Scientific and Professional (ST) and equivalent positions and other senior career federal leaders, including our General Schedule members (GS 12-15) – I write to provide the Association’s comments on OPM’s proposed rule (RIN 3206-AO26) on “Elijah E. Cummings Federal Employee Anti- Discrimination Act of 2020.” Overall, while SEA is generally supportive of OPM’s proposed regulations, we urge OPM to focus on data and data standards and to produce an updated version of “Disciplinary Best Practices and Advisory Guidelines Under the No FEAR Act.”

Section 724.203 Notification of Final Agency Action

SEA is supportive of agencies informing the public by way of a ‘notice of violation’ about confirmed acts of discrimination. Further, ensuring such public notice only comes following final judgement and adjudication has been completed is very important.

Section 724.204 Training Obligations

Requiring agencies to provide training and information to employees on a periodic basis is a minimal threshold. Using data and evidence to track the efficacy of the training, whether behaviors have changed and ultimately if there are fewer reported discriminatory or retaliatory acts is far more important. OPM’s regulations should contemplate how and what data and evidence can be used to strengthen and improve training programs on these important topics.

Subpart C – Annual Report

OPM must take a data-centric view of its reporting requirements and mandates. Beyond requiring agencies to submit their annual reports in a PDF format that complies with Section 508 requirements, OPM’s regulations should also lay out the specific data standards and elements, and require reporting of the information as data. Doing so would enable additional transparency and the potential for researchers and others to understand what is being reported.

Section 724.402 Best Practices Study

SEA strongly believes the government should maintain accurate official personnel records.

SEA has advocated for several years that the OPM make the Declaration of Federal Employment Form 306 mandatory instead of optional. This Form legally requires a federal job candidate to clearly disclose issues with past employment. If used in all hiring actions, especially in conjunction with the SF 50, including when a federal employee changes jobs from one agency to another, it will be difficult for employees with problematic histories to find new employment. In the absence of such awareness, a hiring agency has no notice of potential problem and cannot set the office, or the employee, up for success.

OPM describes actions it will take to establish a nature of action code and new remark code. Promulgating standards on these key data elements should be viewed by OPM as a core part of its regulatory authority and a modern tool for overseeing and managing the federal workforce from a modern, data-informed standpoint.

Implementation Concerns

OPM’s proposed regulation makes clear that there is currently no uniform method for agencies to report annual No FEAR Act information to Congress, and moreover that OPM does not know about the capability of agencies to track discrimination complaint information. OPM rightfully acknowledges in its regulatory discussion at section E. on Benefits that “agencies can greatly benefit by such a change to a digital infrastructure. Using web-based data collection and analytic capabilities can diminish agencies’ risks of errors, duplication of effort and lack of

transparency.”

Yet there appears to be a major disconnect between OPM’s realization that standardized data  and information systems that speak to one another are the answer, and the agency’s regulatory cost analysis. Using the cost data provided by agencies to OPM, large agencies across government could spend $34,000,000 to establish tracking systems in the first year, and additional annual costs of $12,750,000; medium agencies could spend $24,924,000 in the first year and annual maintenance costs of $4,960,000, and small agencies could face $3,050,000 in first year costs and $1,150,000 in annual maintenance costs.

Given the significant costs and burden imposed on agencies by the proposed regulations, we strongly encourage OPM and EEOC to collaborate around shared data standards and shared services. Establishing common data standards is the only way for OPM to truly carry out its responsibility under the law. Consistent data and the ability to translate that data into visibility and action by agencies would manifest the real power in the reforms instituted by the Cummings Act.

Conclusion

SEA is broadly supportive of the proposed regulations from OPM. Where we take issue is the centrality, or absent clear lack thereof, of standardized data and systems in OPM’s regulatory approach. We believe that by focusing more clearly on this area, OPM’s resulting regulations will be less burdensome to effectuate, transparent in their application, and ultimately more impactful.

SEA appreciates the opportunity to share its views on these proposed regulations. If you wish to further discuss SEA’s views, please contact Jason Briefel, Director of Policy and Outreach, at [email protected] .

Sincerely,

Robert E. Corsi, Jr. President

Senior Executives Association